Evernote #21: Gestión y relación con clientes

- NOTA DE VREDONDOF 


-Berto Pena se dedica a la consultoria del GESTION (aprovechamiento) del tiempo y a organizarse;
  me gusta lo que hace y como lo hace.


El siempre ha aconsejado Evernote , evidentemente lo hace por que  ESTA ACOSTUMBRADO y es el que utiliza y domina.
Evernote es un pro de la nube MUY COMPLETO, antiguo , muy difundido ... con muchos usuarios.
Tiene una opcion gratis y evidentemente vive de la de pago.


Probablemente sea la mas completa de la nube, ultimamente se crean SISTEMAS de estas caracteristicas o parecidos ... decenas de ellos ... es mas ahora hay CIENTOS, por no decir miles.
Es mas los hay en Español y muy buenos, aunque ya casi todos tienen la utilidad de varios lenguajes.


Yo cada X tiempo pico y pruebo alguno ... al final SIEMPRE LLEGO a la conclusion de que tenemos, a nuestra disposicion, el servicio MEJOR que hay :
 Google
Google nos ofrece de todo, y todo en la NUBE y todo sin coste , y todo con total seguridad.


Yo estoy volcado en GOOGLE , el unico problema que tiene es QUE TIENE TANTO PODER y no se hasta que punto es peligroso estar tan "METIDO" con ellos ... a mi no me parece tanto inconveniente ... es mas, para mi eso es  una seguridad.


Para empresas tambien tiene todo el sistema , supongo que en ese caso es pagando (yo en su dia lo probe y era gratuito ... en la nube lo tengo .. algun dia volvere a verlo).


Ultimamente he descubiero el Google Sites ( ver en la barra de gmail ) estoy conociendolo y me doy cuenta de que es MUY VALIDO para desarrollar en el, todos mis sistemas NORMALIZADOS.


Estoy pasando a el los sistemas y metodos ... todos ... y me he propuesto que en 2012 lo tenga todo DESARROLLADO, por lo que lo pasare a la "peña" , sera muy operativo , facil , gratis ... etce etc y comprobado TOTAL.


CONCLUSION : Aconsejo que se espere por mi sistema ... no obstante esta bien conocer lo que hay por la nuebe ( sin perder mucho el tiempo)  - SCL

Una buena amiga mía me preguntó hace poco qué utilizaba para gestionar toda la información que rodea a mis clientes. Le contesté que Evernote. Con una básica estructura y algunas pistas y claves que voy a compartir contigo, he descubierto que puedes llevar un perfecto registro de tu actividad profesional.

Todo lo que viene a continuación se sustenta en una frase que es la definición que personalmente le he dado a Evernote: «Tener centralizada en un sitio toda la información útil y esencial que habitualmente tienes desperdigada por mil sitios».
Este detalle puede no importar cuando hablas de recetas de cocina. Pero cuando estás hablando de tus clientes, de reuniones, de facturas, de cobros… de tu actividad profesional y comercial en definitiva, no es que sea un “detalle”, es que la piedra que lo sostiene. Así que tener esa información bien guardada, agrupada y fácilmente accesible desde cualquier dispositivo, es una cuestión de sentido común ysupervivencia profesional.
Voy a contarte la forma en la que utilizo yo Evernote para gestionar mis clientes. Lo que no quiere decir que se pueda transplantar a tu caso. Tómalo como lo que es: una fórmula con pistas que te pueden dar otras a ti para crear tu propio sistema. Esto es lo bueno de Evernote, que se puede utilizar de mil formas y todas son válidas si te valen a ti.

Estructura Básica

Pilas y Libretas. Tengo una pila (stack) llamada “Clientes” en la que guardo distintas libretas; una por cada cliente. Esto me permite tener un primer nivel de organización para saber que en tal libreta esta TODO lo de ese cliente.
Etiquetas. Básicas para hacer búsquedas cruzadas y encontrar información antes.
Ahora te explicaré cómo utilizo las libretas y las etiquetas dependiendo del tipo de información de ese cliente o proyecto. Y si no eres muy amigo de utilizar etiquetas, alternativamente puedes utilizar palabras clave al comienzo del título de cada nota.

Comunicaciones

Mis comunicaciones con el cliente suelen venir por tres sitios: Email, teléfono y reuniones. No importa tanto el cómo sino el qué: por ahí me llega información de ese cliente. Puede ser la primera toma de contacto, lo que busca, las condiciones, el acuerdo final, contacto y datos, cambios a posteri una vez empezda la relación, etc.

• Email. Uno de los problemas del Email es que es un lugar donde se mezcla información útil y vital con basura. Así que cuando me llega un correo de un cliente que quiero tener a la vista, lo saco del Email reenviándolo a mi Evernote. Dependiendo de lo que me llegue en un correo le asigno una etiqueta u otra.
• Teléfono. Siempre tomo notas: generalmente sobre una libreta a la que luego le hago una foto y la subo a la libreta correspondiente. Para estas notas utilizo la etiqueta Reuniones.
• Reuniones. Rara vez llevo portátil, prefiero escuchar activamente y tomar notas a las que también hago foto y subo. Para estas notas utilizo la etiqueta Reuniones.

La información no vale para nada cuando la guardas; vale cuando la necesitas.

Datos de contacto

Salvo que vaya a tener una relación muy estrecha con un cliente y vaya a intercambiar muchas llamadas con él, nunca meto sus datos en la agenda de mi teléfono. Los tengo mejor en Evernote. Esto me permite no saturar mi agenda, encontrarlos con suficiente rapidez y si hay varias personas de una misma empresa, los tengo bien juntitos. Para estas notas utilizo la etiqueta Contacto. (Complementariamente hago fotos de tarjetas de visita que subo a Evernote y que él mismo escanea para poder buscar “dentro” de la imagen.)

Condiciones económicas

Condiciones, primeras propuestas, presupuestos finales y aprobación final. Todo eso es lo que me van a pagar y lo que va a hacer que pueda llenar la nevera el mes que viene. Así que necesito tenerlo bien claro y organizado. Lo pongo todo en una misma nota pero separo visualmente (mediante una línea y un título) los tres estados de Propuesta—Presupuesto—Aprobado.

Histórico de cambios

Especialmente para clientes importantes, para aquellos proyectos en los que hay muchos cambios, o aquellas relaciones a largo plazo, me interesa llevar un control de cambios, nuevas decisiones y en definitiva “cuándo hicimos qué”. Para estas notas utilizo la etiqueta Histórico.

Pagos de facturas

Tengo una única nota para todos mis clientes donde centralizo el estado de mis cobros. Con una sencilla tabla tengo el nombre del cliente, cuándo se envió la factura y, si se cobró y cuándo; además del email de contacto por si hay que perseguir a alguien. En cuanto me pagan saco al cliente de esa lista. Como quiero tenerla bien cerca, esta nota la tengo dentro de mis Favoritos.

Localizar información

Recuerda siempre esto: «La información no vale para nada cuando la guardas; vale cuando la necesitas». Así que guardar información de tus clientes es un acto inútil si luego no eres capaz de encontrarla a tiempo o cuando la necesitas.
Esta estructura de información que te acabo de contar me permite encontrar la información desde ordenador o dispositivo móvil de cuatro formas distintas: libretas, etiquetas, sabiendo buscar y mediante los enlaces entre notas; una poderosísima funcionalidad que me permite entrecruzar información dentro y fuera de Evernote aunque esté en rincones distintos.
Antes, para llevar el control de mis clientes, utilizaba una magnífica aplicación: Highrise de 37Signals. Pero luego me di cuenta que no tenía que pagar por algo que casi tenía. Lo único que necesitaba era crear mi pequeño sistema de organización. Y así llevo casi tres años.

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El AUTOR de este articulo es :

Evernote #21: Gestión y relación con clientes

de ThinkWasabi de Berto Pena

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En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor. 

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HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo  INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. 

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Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE,

 con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. 

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Mi correo electronico es vredondof(arroba)gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algun comentario.