Siguiendo con esta serie de tres artículos sobre documentos en la nube, hoy vamos a hablar de la solución del todopoderoso Google. Podríamos decir, sin temor a equivocarnos mucho, que ellos fueron los primeros en ofrecer este tipo de servicios y que los demás vinieron detrás. Fueron en Google los primeros que apostaron por los servicios en la nube, y en el transcurso de estos años han conseguido crear un ecosistema muy interesante para el usuario.
Empezaron como un buscador que aprendía por si mismo de tus preferencias y poco a poco han conseguido lanzar multitud de funcionalidades, correo electrónico, videoconferencias, smartphones, blogs y como no, lo que nos trae aquí… Los Google Docs. Lo mejor de todos estos servicios es que son totalmente gratuitos, puede acceder a ellos cualquier persona, ya sea particular o empresa y simplemente tienes que crearte una cuenta en Google.
Google Docs, las herramientas ofimáticas de Google
Google nos ofrece tres herramientas para la creación de documentos, hojas de cálculo, presentaciones online y documentos de texto. Podremos empezar desde cero e ir creando nuestro documento mediante una plantilla, añadiendo fórmulas (en el caso de las hojas de cálculo), variando la tipografía, introduciendo imágenes. Hasta aquí, nada anormal, todo lo que podemos encontrar en cualquier suite de ofimática, pero con la peculiaridad de que no necesitaremos instalar ningún programa, todo se realiza de modo online desde el navegador web.
Todo ello mediante un editor muy sencillo, en realidad si has utilizado programas de ofimática tan conocidos como la suite Office de Microsoft, o otras gratuítas como Open Office, hacerte con Google Docs te costará más bien poco. Es posible incluso abrir desde ella documentos tipo *doc (Word) o *ppt (powerpoint), visionarlos desde Google Docs e incluso realizar ligeras modificaciones.
La funcionalidad más interesante de Google Docs, los documentos en la nube
Una de las posibilidades más interesantes que te ofrece Google Docs es sin duda la posibilidad de interactuar con la nube. Desde Google Drive podremos almacenar documentos creados con Google Docs (también otro tipo de documentos) y acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Solo tendremos que acceder a nuestra cuenta y tendremos total disponibilidad de ellos.
Los documentos que vayamos creando con Google Docs, los podremos compartir con quien queramos. Tan sencillo como crearlo, guardarlo en Google Drive y decidir las personas con la que queremos compartir dicho documento. Solamente tendremos que introducir su correo electrónico para que le llegue un aviso a su buzón de correo y pueda acceder al documento. Podremos delimitar que solo pueda leerlo o que incluso pueda modificarlo.
Google Apps for Business, un ecosistema muy interesante para tus empleados
Google tiene un ecosistema perfectamente estructurado para las empresas, se llama Google Apps for Business. En ellas podemos encontrar correo electrónico ilimitado gracias a Gmail, un calendario en el cual asignar tareas o reuniones las cuales compartir sencillamente con las personas de nuestro grupo de trabajo que queramos. Los Google Docs integrados en Google Drive, de los cuales ya hemos hablado antes, Google Hangouts desde la que podemos realizar chats o videoconferencias grupales entre todos los miembros de un grupo de trabajo.
Como añadido tenemos Google Sitios, el cual nos permitirá realizar sitios web mediante sencillas plantillas y sin la necesidad de tener conocimiento de código Web. Por último Google Vault, el cual es el único servicio de pago, es un sistema que nos permite proteger nuestras conversaciones vía email asi como acceder de maneras sencilla a información contenida en nuestro buzón de correo cuando busquemos datos específicos que hemos enviado.
Algunos trucos para Google Docs
Aunque en general todo el entorno de Google Apps (dentro del cual se encuentra Google Docs) es un sistema muy funcional y de una curva de aprendizaje rápida. Pero esto no quita para que existan una serie de trucos que nos harán la vida más sencilla. No son trucos propiamente dichos, sino más bien opciones menos accesibles y que no todo el mundo conoce. Para acceder a estas funcionalidades es mejor que accedamos desde el navegador Chrome de Google.
No necesitamos tener conexión a Internet para acceder a nuestros documentos de Google Drive, si vamos a preveer que podemos necesitar nuestros documentos cuando no tengamos acceso a Internet, desde el menú izquierdo de Google Drive está la opción “Offline” (desplegando el menú completo) que nos descargará una aplicación que nos permitirá tener nuestros documentos en nuestro ordenador.
Podremos encriptar nuestros documentos con una contraseña, de esta manera evitaremos que nadie haga un uso fraudulento de los mismos. Ni siquiera Google los podrá ver e indexar si activamos esta opción. Otra opción interesante es la posibilidad de recuperar estados antiguos de documentos. Los documentos que vayamos editando se guardan automáticamente, por lo que si vemos que alguien ha realizado un cambio que no nos gusta o no es correcto, podremos volver a la versión anterior del documento.
Si tenemos la aplicación Google Drive instalada en nuestro ordenador podremos enviar cualquier documento que tengamos en nuestra máquina al disco duro virtual. Solamente pinchando con el botón derecho del ratón sobre el documento que nos interese en “Enviar a…” nos aparecerá la posibilidad de subirlo a Google Drive. Otra capacidad interesante es la posibilidad de descargarnos aplicaciones para nuestro Smartphone o Tablet (ya sea Android o iOS) que nos permitirá ver, cargar, descargar e incluso editar los documentos que nos interese.
En definitiva, Google Docs es un conjunto de tres aplicaciones englobadas dentro de Google Apps que nos permite entrar en un ecosistema muy útil a la hora de trabajar en la nube.
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